Stand: 2. Oktober 2026
Informationssicherheit bei DOBY
DOBY schützt Ihre Daten mehrschichtig: verschlüsselte lokale Datenbanken (AES-256), TLS 1.2 oder höher für jede Verbindung, bereits auf Ihrem Gerät verschlüsselte Backups, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung beim Teilen (in der App: Freigabe) und Hosting in Schweizer Rechenzentren, deren Betreiber nach ISO 27001 zertifiziert ist. Diese Seite erläutert die Sicherheitsarchitektur und die wichtigsten Schutzmassnahmen. DOBY wird von der VectorAgency GmbH in der Schweiz entwickelt und betrieben.
- Verschlüsselung der lokalen Datenbank
- AES-256
- für verschlüsselte Verbindungen nach aussen
- TLS 1.2+
- Klartext-Inhalte, die wir speichern oder auswerten
- 0
- technische und organisatorische Massnahmen
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Wie verschlüsselt DOBY Ihre Daten?
DOBY verschlüsselt lokale Daten, Backups und geteilte Inhalte von Anfang an. Verbindungen nach aussen sind ebenfalls geschützt. Ohne gültigen Schlüssel verweigert die App jeden Zugriff.
Die lokale Datenbank und die Zuordnungstabelle, die Platzhalter mit den echten Angaben verknüpft, sind mit AES-256 verschlüsselt (SQLCipher). DOBY berechnet den Datenbankschlüssel mit PBKDF2-HMAC-SHA512 aus Ihrem Wiederherstellungsschlüssel. DOBY speichert den Datenbankschlüssel nie im Klartext. Auf Geräten, die mehrere Personen nutzen, erhält jede Person ein eigenes, separat verschlüsseltes Profil. Verbindungen nach aussen sind mit TLS 1.2 oder höher gesichert. Welchen Weg KI-Anfragen nehmen, erklärt die Seite KI und Datenschutz.
Drei Schlüssel, drei Aufgaben
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Konto-Passwort
Mit dem Konto-Passwort melden Sie sich bei Ihrem DOBY-Konto an. Es ist bewusst von der Datenbankverschlüsselung getrennt. Deshalb können Sie es jederzeit ändern oder zurücksetzen, ohne Ihre verschlüsselten Daten zu beeinflussen.
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Wiederherstellungsschlüssel
Aus dem Wiederherstellungsschlüssel berechnet DOBY den Schlüssel Ihrer lokalen Datenbank. Der Wiederherstellungsschlüssel bleibt ausschliesslich bei Ihnen und wird nicht bei uns hinterlegt, darum kann ausser Ihnen niemand Ihre Backups entschlüsseln. DOBY erzeugt ihn bei der Einrichtung und bietet ihn als PDF zum sicheren Aufbewahren an.
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PIN
Mit der PIN entsperren Sie DOBY nach einer Sperre schnell wieder, auch offline. Sie ist zugleich die Voraussetzung für die automatische Sperre bei Inaktivität.
Wenn Sie eine PIN eingerichtet haben, sperrt sich DOBY bei Inaktivität, bei der Bildschirmsperre oder auf Tastendruck automatisch und schliesst die Datenbank. Erst mit PIN oder Wiederherstellungsschlüssel ist die App wieder nutzbar.
Wer kann Ihre Daten lesen?
Dokumenteninhalte, die Zuordnungstabelle, Backups und geteilte Inhalte können nur Sie und von Ihnen berechtigte Empfänger entschlüsseln. Wir speichern davon ausschliesslich verschlüsselte Daten. Es gibt keinen Masterkey und keine Hintertür. Eine Ausnahme gilt für Inhalte, die Mitglieder Ihrer Organisation teilen: Die Administratorinnen und Administratoren Ihrer Organisation können sie entschlüsseln, um den Zugang wiederherzustellen, wenn eine Person austritt oder ihren Zugang verliert, und zur Aufsicht nach den internen Regeln Ihrer Organisation. Wir können das nicht.
Für Betrieb und Abrechnung bearbeiten wir Organisations- und Kontodaten sowie Nutzungsdaten ohne Inhalte. Diese Betriebsdaten sind frei von Inhalten wie Prompts und Antworten.
Nur Sie und von Ihnen berechtigte Personen können entschlüsseln
- Dokumente und extrahierte Texte
- Zuordnungstabelle (Platzhalter zu Klartext)
- Cloud-Backups (bereits auf Ihrem Gerät verschlüsselt)
- Geteilte Inhalte (Ende-zu-Ende-verschlüsselt, lesbar für die gewählten Empfänger sowie Administratorinnen und Administratoren Ihrer Organisation)
Was wir für Betrieb und Abrechnung bearbeiten
- Organisationsstammdaten und Nutzerkonten
- Abonnement- und Abrechnungsdaten
- Nutzungsdaten ohne Inhalte, zum Beispiel verwendetes Modell und Anzahl der Tokens pro KI-Aufruf
- Technische Protokolle ohne Inhalte
- Sicherheitsrelevante Protokolle, zum Beispiel zu Anmeldeversuchen, Passwortänderungen und Schlüsselwechseln
- Vorlagen für Arbeitsabläufe (Blueprints) und Agentendefinitionen, ohne Dokumenteninhalte. Diese Konfigurationen sind für uns lesbar gespeichert und nicht für Personendaten vorgesehen.
Wir trainieren keine KI-Modelle mit Ihren Daten und analysieren oder monetarisieren Ihre Inhalte nicht. Der Schutz beginnt bei der Architektur: Mit eigenem API-Schlüssel gehen KI-Anfragen direkt von der DOBY-App an den Modellanbieter, ohne Umweg über unsere Server. DOBY-Cloud bearbeitet Anfragen auf Schweizer Infrastruktur, ohne sie zu speichern. Was wir von Ihren Inhalten speichern, etwa Cloud-Backups, ist bereits auf Ihrem Gerät verschlüsselt und für uns technisch nicht lesbar.
Bei als sensibel markierten Inhalten ersetzt DOBY erkannte identifizierende Angaben bereits auf Ihrem Gerät durch Platzhalter, bevor ein KI-Modell den Text erhält. Die Zuordnung zu den echten Angaben verlässt Ihr Gerät nicht. Das gilt für vertrauliche Geschäftsdaten ebenso wie für Berufsgeheimnisse in Psychologie, Medizin, Sozialarbeit und Recht. Wie die lokale Pseudonymisierung funktioniert, zeigt die Seite KI und Datenschutz.
Wer sieht Ihre Inhalte innerhalb der Organisation?
Alles, was Sie in DOBY erstellen, beginnt privat: Dokumente, Kollektionen (Ordner) und Wissensdatenbanken liegen lokal in Ihrem verschlüsselten Profil, und auch Agenten und Blueprints sind als persönliche Konfiguration nur für Sie sichtbar. Eine gemeinsame Ablage, die automatisch alles für alle öffnet, gibt es nicht. Sichtbar wird ein Inhalt erst, wenn Sie ihn bewusst teilen, und nur für den Kreis, den Sie dabei wählen.
Sie wählen den Empfängerkreis
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Einzelne Personen
Gezielt mit ausgewählten Kolleginnen und Kollegen teilen, zum Beispiel für eine Fallübergabe oder eine Zweitmeinung. Bei sensiblen Inhalten fragt DOBY aktiv nach dem kleinstmöglichen Empfängerkreis.
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Eine Abteilung
Inhalte erreichen genau das Team, das sie benötigt. Administratorinnen und Administratoren verwalten die Abteilungen im Kundenportal. Neue Abteilungsmitglieder erhalten sensible Inhalte, die mit der Abteilung geteilt wurden, nicht automatisch. Damit gilt das Need-to-know-Prinzip auf Personenebene.
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Die ganze Organisation
Wissensdatenbanken, Agenten oder Blueprints für alle Mitarbeitenden teilen Sie mit der ganzen Organisation. Für die Zusammenarbeit über Organisationsgrenzen hinweg können Sie verbundene Partnerorganisationen als Empfänger ergänzen.
Auch die Administratorinnen und Administratoren Ihrer Organisation sehen nur Inhalte, die tatsächlich geteilt wurden. Der Zugriff der Administration umfasst nur Inhalte, die Mitglieder Ihrer Organisation teilen. Auf nicht geteilte lokale Inhalte besteht kein Zugriff. Jeder Zugriff der Administration erzeugt einen eigenen Protokolleintrag.
Need-to-know gilt auch für die KI
Sie können jeden geteilten Inhalt zurückziehen. Beim Löschen entfernt DOBY die Inhalte und das Schlüsselmaterial. Die Empfängergeräte löschen ihre lokalen Kopien bei der nächsten Verbindung. Das Prüfprotokoll erfasst Teilen, Empfang, Widerruf und Löschung. Es enthält die Identität, den Zeitpunkt und den Empfängerkreis.
Wie funktionieren Backups und Wiederherstellung?
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Auf Ihrem Gerät verschlüsselt
Cloud-Backups werden auf Ihrem Gerät mit AES-256-GCM verschlüsselt, bevor sie hochgeladen werden.
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Nur verschlüsselte Daten in der Schweiz
Im Schweizer Objektspeicher liegen nur verschlüsselte Backup-Dateien. Weder wir noch der Speicheranbieter halten einen Schlüssel dazu.
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Wiederherstellung lokal
DOBY stellt das Backup lokal wieder her, auch auf einem neuen Gerät.
Wir sichern die serverseitigen Datenbanken mit Organisations- und Kontodaten automatisiert, verschlüsselt und mehrmals täglich. Wir haben den Wiederherstellungsprozess erfolgreich mit echten Backups getestet.
Wichtig für Ihre Planung
Wie sicher ist das Teilen von Inhalten?
Geteilte Dokumente, Kollektionen und Wissensdatenbanken sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Wir transportieren und speichern nur verschlüsselte Daten und sehen zu keinem Zeitpunkt Klartext.
Sie können das Teilen widerrufen und geteilte Inhalte löschen. Zur Wiederherstellung und Aufsicht können die Administratorinnen und Administratoren Ihrer Organisation alle Inhalte entschlüsseln, die Mitglieder Ihrer Organisation geteilt haben, auch mit Partnerorganisationen. Dieser Zugriff der Administration liegt vollständig bei Ihrer Organisation. VectorAgency hat keinen solchen Zugriff.
Agenten und Blueprints sind Konfigurationen ohne Dokumenteninhalte. Sie werden nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt geteilt und sind deshalb nicht für Personendaten vorgesehen.
Wo werden Ihre Daten gehostet und wer ist beteiligt?
Backend, Objektspeicher und die Open-Source-Modelle von DOBY-Cloud laufen in Schweizer Rechenzentren, deren Betreiber nach ISO 27001 zertifiziert ist. Unsere Schweizer Infrastruktur speichert Dokumenteninhalte ausschliesslich verschlüsselt, und für die Ausführung der KI-Modelle über DOBY-Cloud gibt es keine Bekanntgabe ins Ausland.
Illustration: Schweizer Infrastruktur von DOBY, Rechenzentrumsstandorte für Backend, Objektspeicher und Ausführung der KI-Modelle
Platzhalter| Dienstleisterkategorie | Zweck | Standort | Sieht |
|---|---|---|---|
| Schweizer Hosting-Anbieter | Betrieb von Backend und Website | Schweiz | Serverseitige Betriebsdaten, keine Klartext-Inhalte |
| Schweizer Objektspeicher | Backups, geteilte Inhalte, App-Updates | Schweiz | Nur verschlüsselte Dateien |
| Ausführung der KI-Modelle (DOBY-Cloud) | Betrieb der Open-Source-Modelle und Transkription von Diktaten | Schweiz | Anfragen und Antworten, bei sensiblen Dokumenten nur mit Platzhaltern. Bei Diktaten die Audioaufnahme während der Transkription |
| Schweizer E-Mail-Dienstleister | Transaktions-E-Mails, zum Beispiel Einladungen | Schweiz | Empfängeradresse und E-Mail-Inhalt |
| Zahlungsdienstleister | Abrechnung | USA / Irland (Swiss-U.S. Data Privacy Framework, ergänzend Standarddatenschutzklauseln) | Rechnungs- und Zahlungsdaten, keine Inhalte |
| Code-Hosting und Code-Signierung | Build und Signierung der Desktop-App | USA | Quellcode und Datei-Signaturen, keine Kundendaten |
KI-Anbieter, die Sie optional mit Ihrem eigenen API-Schlüssel nutzen (BYOK, «Bring Your Own Key»: OpenAI, Anthropic, Google), sind keine Unterauftragsbearbeiter von VectorAgency, sondern direkte Auftragsbearbeiter Ihrer Organisation mit eigenem Vertragswerk. Sie schliessen deshalb mit dem Anbieter dessen Auftragsbearbeitungsvertrag ab. Die Bearbeitung erfolgt in der Regel ausserhalb der Schweiz. Die Grundlagen dafür beschreibt die Seite KI und Datenschutz.
Kundenorganisationen erhalten die vollständige Liste der Unterauftragsbearbeiter mit dem Auftragsbearbeitungsvertrag.
Wie lange werden Ihre Daten aufbewahrt und wie werden sie gelöscht?
Für jeden Speicherort gelten eigene Aufbewahrungsregeln. Dokumente und Fallinhalte liegen lokal bei Ihnen. Für diese Inhalte gelten die Aufbewahrungsvorgaben Ihrer Organisation. Serverseitig speichern wir Betriebsdaten ohne Inhalte sowie verschlüsselte Backups und geteilte Inhalte. Die zugehörigen Schlüssel bleiben bei Ihrer Organisation. Rückgabe und Löschung am Vertragsende regelt der Auftragsbearbeitungsvertrag.
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Aufbewahrung: Dokumente und Fallinhalte liegen lokal bei Ihnen. Für diese Inhalte gelten die Aufbewahrungsregeln Ihrer Organisation. Sicherheitsrelevante Serverprotokolle bewahren wir mindestens zwölf Monate auf. Dabei orientieren wir uns an der Aufbewahrungsvorgabe der DSV.
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Löschung: Einzelne Datensätze können Sie jederzeit in der App löschen. Rückgabe und Löschung am Vertragsende regelt der Auftragsbearbeitungsvertrag.
Technische und organisatorische Massnahmen
VectorAgency setzt für DOBY angemessene technische und organisatorische Massnahmen für Datensicherheit und Vertraulichkeit um. Der Katalog gibt Ihnen einen kompakten Überblick für Ihre Lieferantenprüfung, auch wenn für Ihre Organisation kantonales Informations- und Datenschutzrecht gilt. Noch nicht umgesetzte Massnahmen sind entsprechend gekennzeichnet.
Pseudonymisierung
Identifizierende Angaben werden automatisch erkannt und durch neutrale Platzhalter ersetzt. Die Zuordnung bleibt verschlüsselt auf Ihrem Gerät. Aus den Platzhaltern allein kann ein KI-Modell keine Identitäten wiederherstellen.
Verschlüsselte Datenspeicherung
AES-256 für die lokale Datenbank und Ihre Cloud-Backups. Schlüssel werden kryptografisch abgeleitet und nie im Klartext gespeichert.
Transportverschlüsselung
Verbindungen zwischen DOBY-App, Website und Servern nutzen TLS 1.2 oder höher. Moderne Gegenstellen handeln TLS 1.3 aus. Daten verlassen Ihr Gerät ausschliesslich über gesicherte Kanäle.
Zugriffskontrolle
Individuelle Benutzerkonten mit Zwei-Faktor-Authentifizierung, PIN-geschützter App-Sperre mit automatischer Sperrung bei Inaktivität und isolierten Benutzerprofilen auf Geräten, die mehrere Personen nutzen. Rollenbasierte Rechteverwaltung im Kundenportal.
Gesicherte Administrationszugänge
Server- und Verwaltungszugänge sind auf wenige autorisierte Personen beschränkt. Persönliche Zugänge sind mit Mehrfaktor-Authentifizierung geschützt, technische Dienstzugänge werden zentral verschlüsselt verwaltet.
Datenminimierung
Für sensible Dokumente werden vor der Übermittlung an ein KI-Modell Platzhalter eingesetzt. Die Originaldaten verbleiben in der verschlüsselten lokalen Datenbank.
Für Ihre Lieferantenprüfung erhalten Kundenorganisationen die TOM-Dokumentation und den Leitfaden zur Pseudonymisierung. Weitere Unterlagen stellen wir auf Anfrage bereit: Unterlagen anfragen.
Häufige Fragen
Die lokale Datenbank ist mit AES-256 verschlüsselt. Ohne gültigen Schlüssel verweigert die App jeden Zugriff. Verbindungen nutzen TLS 1.2 oder höher. Moderne Gegenstellen handeln TLS 1.3 aus. DOBY verschlüsselt Cloud-Backups bereits auf Ihrem Gerät, bevor sie in den Schweizer Objektspeicher gelangen. Inhalte, die Sie mit anderen Personen teilen, sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt.
Wie DOBY sensible Inhalte vor der KI-Nutzung pseudonymisiert: KI und Datenschutz
Nein. Dokumente, Kollektionen und Wissensdatenbanken liegen lokal in Ihrem verschlüsselten Profil, Agenten und Blueprints sind als persönliche Konfiguration nur für Sie sichtbar. Zugänglich wird ein Inhalt erst, wenn Sie ihn bewusst teilen, wahlweise mit einzelnen Personen, einer Abteilung oder der ganzen Organisation. Auch Administratorinnen und Administratoren sehen nur geteilte Inhalte, und jeder Zugriff der Administration wird protokolliert.
Aus dem Wiederherstellungsschlüssel berechnet DOBY den Schlüssel Ihrer lokalen Datenbank. Der Wiederherstellungsschlüssel wird nicht bei VectorAgency hinterlegt. Geht er verloren, lassen sich verschlüsselte Backups nicht wiederherstellen. Das ist die Konsequenz einer Architektur ohne Masterkey und ohne Hintertür. Bewahren Sie den Wiederherstellungsschlüssel deshalb sicher auf, zum Beispiel im Passwort-Manager Ihrer Organisation.
DOBY verschlüsselt das Backup auf Ihrem Gerät mit AES-256-GCM, bevor die App es hochlädt. Im Schweizer Objektspeicher liegen nur verschlüsselte Backup-Dateien. Weder VectorAgency noch der Speicheranbieter halten einen Schlüssel dazu. DOBY stellt das Backup lokal auf Ihrem Gerät wieder her.
Hinterlegte API-Schlüssel werden verschlüsselt gespeichert und nur für die Nutzung in Ihrer Desktop-App bereitgestellt. In der App bleiben sie nur im Arbeitsspeicher. Die App schreibt sie nie auf die Festplatte. Unser Server ist an den einzelnen KI-Aufrufen nicht beteiligt. Wir sehen weder Prompts noch Antworten.
Ein dokumentierter Prozess für Sicherheitsvorfälle regelt Erkennung, Eindämmung und Behebung. Betrifft eine Verletzung der Datensicherheit Daten Ihrer Organisation, informieren wir Sie unverzüglich, damit Sie Ihre Meldepflichten erfüllen können. Soweit VectorAgency selbst als Verantwortliche handelt, melden wir Vorfälle mit voraussichtlich hohem Risiko nach Art. 24 DSG dem EDÖB. Sicherheitsforschende erreichen uns über die in unserer security.txt publizierten Kanäle.
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